La documentació a les associacions

Una associació és una entitat formada per tres o més persones físiques o jurídiques per tal d’assolir una finalitat que no sigui il·legal. Queda clar que es tracta d’una entitat que no pot tenir ànim lucratiu i per tant, no pot repartir beneficis. I queda clar que les seves activitats econòmiques han de ser accessòries i mai constituir el seu objecte.

La legislació estableix un seguit d’obligacions documentals que les associacions han de complir. Cal portar al dia el llibre d’actes de l’assemblea, el llibre d’actes de la junta de govern, el llibre de socis, el de voluntaris, si l’associació fa servir l’ajut de persones en aquest àmbit, els llibres comptables, d’acord amb la legislació fiscal, etc. 

Documentació social:

Hi ha documents que s’envien a les persones associades i altres que s’exhibeixen a petició de la persona interessada o de l’administració. Recomanem sempre que es deixi constància escrita, tant de l’enviament de documentació a tercers, com de l’accés als llibres de l’entitat, que hauria d’incloure sempre data i lloc i la signatura o l’acusament de rebuda de la persona interessada.

Estatuts:

Els estatuts són un contracte. Estableixen les normes de funcionament que ha de tenir l’associació. Per raons d’ordre públic, la llei n’estableix el contingut mínim, però hi podem incloure tot allò que considerem important per a la nostra entitat, sempre que no contravingui la llei.

Hem de tenir en compte que els estatuts es registren al Registre d’Associacions, organisme que depèn de la direcció General de Dret i entitats Jurídiques. Per això, a banda del contingut mínim que estableix la llei, cal que hi incloguem només aquelles coses que ens defineixin, perquè modificar els estatuts comporta tot un procediment administratiu.

Les disposicions que pensem que són variables, o que necessitem canviar amb mes freqüència les podem recollir en una norma de règim intern. Es tracta d’una norma més flexible, atès que no necessita inscripció. S’aprova per majoria simple, tot i que als estatuts es pot acordar que s’aprovi per majoria qualificada.

Cal facilitar una còpia dels estatuts i, si s’escau, de la norma de règim intern a les persones associades.

Llibre de persones sòcies:

Les associacions han de guardar i mantenir un llibre on es reculli la identitat i les dades de les persones associades. Qualsevol persona associada té dret a veure el llibre de socis i la identitat dels altres membres de l’associació. Tanmateix, cal protegir les dades que l’entitat guarda, d’acord amb el que estableix la normativa de protecció de dades. La nostra recomanació és informar les persones que hi accedeixin de les seves responsabilitats i fer que signin un compromís de confidencialitat. Aquest punt caldria recollir-lo als estatuts o bé a la norma de règim intern.

L’Assemblea, la junta de govern i les seves reunions

L’Assemblea general és l’òrgan que inclou tots els associats. És l’òrgan sobirà de l’associació i per tant, pot deliberar sobre qualsevol assumpte d’interès per a l’associació, adoptar acords en l’àmbit de la seva competència i controlar l’activitat de l’òrgan de govern.

L’assemblea s’ha de reunir, amb caràcter ordinari, al menys una vegada a l’any, per aprovar, si s’escau, la gestió de l’òrgan de govern, el pressupost i els comptes anuals. Les reunions ordinàries són aquelles reunions periòdiques que es recullen als estatuts o a la norma de règim intern. Les altres reunions de l’assemblea que es convoquin, seran sempre extraordinàries.

Per a convocar la reunió de l’Assemblea general, cal que l’òrgan de govern enviï com a mínim amb quinze dies d’antelació, o el termini que diguin els estatuts, la corresponent convocatòria a les persones associades, pels mitjans que els estatuts recullin i si no diuen res, per correu als seus respectius domicilis.

L’ordre del dia és un document on es recull els temes que es pretén tractar a les reunions. L’assemblea general no pot adoptar acords sobre assumptes que no constin en l’ordre del dia, llevat si s’ha constituït amb caràcter universal, és a dir, si hi són presents totes les persones associades o si els acords es refereixen a la convocatòria d’una nova assemblea general.

Cal pensar que les persones sòcies poden anar a la reunió o atorgar autorització a una altra persona per que les representi. Per tant, una forma correcte de convocar les reunions és acompanyar a la convocatòria l’ordre del dia i un model per a atorgar la representació.

Un cop celebrada la reunió de l’Assemblea, es redacta un altre document: l’acta de reunió. Es tracta d’un document formal que deixa constància de les coses mes rellevants de la reunió. Cal tenir en compte que, llevat que els estatuts estableixin majories reforçades, les decisions es prenen per majoria simple. Per acreditar aquest punt, cal que es reculli la forma i els resultats de les votacions a les actes. L’esquema bàsic d’una acta de reunió podria ser aquest:

Les reunions de la junta de govern han de seguir les mateixes normes. Per tant, es generen dos llibres d’actes: el de les actes de l’Assemblea i el de les actes de la Junta de Govern.

Hem de tenir present que les actes estableixen el contingut de les deliberacions i decisions de l’entitat i poden marcar l’inici dels terminis per a les possibles impugnacions.

Estan legitimades per a impugnar judicialment els acords, decisions i actes contraris a la llei, en un termini de sis mesos les següents persones:

a) Els membres de l’òrgan que els ha adoptat.

b) Els membres de l’òrgan de govern.

c) Les persones que tinguin un interès legítim afectat per aquests acords.

Estan legitimades per a impugnar els acords, decisions i actes contraris als estatuts o lesius de l’interès de l’associació, en un termini de quaranta dies, les següents persones:

a) Els membres de l’òrgan que els ha adoptat, sempre que hagin fet constar en acta la seva oposició, estiguessin absents o hagin estat privats il·legítimament del dret de vot.

b) Els membres de l’òrgan de govern, respecte als acords adoptats per qualsevol altre òrgan de l’entitat.

c) Els membres de l’Assemblea, respecte als acords adoptats pels òrgans executius. En aquest cas, els estatuts poden establir que la impugnació hagi de ser promoguda per un nombre mínim de persones, no superior al 10% del nombre total d’integrants de l’òrgan, o que abans de la impugnació judicial hagi de pronunciar-se la pròpia assemblea.

Altres documents

Cal mantenir també un registre amb altres activitats de l’entitat, com ara:

Els expedients disciplinaris: als estatuts o la norma de règim intern s’estableix la forma d’exercir l’acció disciplinària dins l’entitat. Cal guardar els documents relatius a aquesta acció.

Els documents relacionats amb el voluntariat: cas que l’associació utilitzi els serveis de persones voluntàries, aquestes tenen una sèrie de drets:

  • Tenen dret a obtenir de l’entitat de voluntariat en què col·laboren informació sobre la missió, la finalitat i el funcionament de l’entitat, sobre el sentit i el desenvolupament de l’acció voluntària i sobre el paper i l’itinerari que tenen dins l’entitat, i també disposar d’informació de les activitats i dels mitjans i el suport per a poder acomplir-les convenientment. També a rebre la formació necessària per a l’acompliment de l’activitat, estar informats del disseny de l’itinerari formatiu en el marc del projecte que desenvolupen i poder participar-hi.
    • Formalitzar la vinculació amb l’entitat amb el full de compromís corresponent. La incorporació dels voluntaris als programes de voluntariat es formalitza per escrit, per mitjà del full de compromís, que ha de contenir, com a mínim, el caràcter voluntari i altruista de la relació, les funcions i les tasques acordades, el compromís de rescabalament de les despeses assumides pel voluntari, la formació fixada com a necessària per l’entitat i l’existència d’una assegurança per al voluntari d’acord amb el que estableix l’article 8.j. El full de compromís també ha de tenir en compte les condicions de gènere i la conciliació de la vida laboral i familiar.
    • Disposar d’acreditació o identificació com a voluntaris.
    • Obtenir un certificat de llur participació en els programes de les entitats de voluntariat, en el qual s’han de fer constar, com a mínim, la naturalesa de l’acció voluntària i el període i el total d’hores en què s’ha desenvolupat.
    • Tenir el reconeixement de l’experiència adquirida en tasques d’associacionisme i en programes de voluntariat per mitjà dels processos d’acreditació de competències adquirides per vies no formals d’acord amb la normativa vigent.
    • Rebre informació sobre les condicions de seguretat, higiene i salut adequades a la naturalesa i les característiques de l’activitat voluntària, i acomplir llur tasca en aquestes condicions.

Per tal de materialitzar aquests drets, cal que l’entitat redacti un pla de voluntariat on expliqui tots aquests punts i en lliuri una copia a les persones voluntàries.

Cal que mantingui un arxiu dels fulls de compromís i dels certificats emesos i dels processos d’acreditació que s’hagi seguit.

Cal també mantenir un llibre de voluntariat, en el que s’especifiqui les dades de les persones voluntàries i la manera com s’ha acomplert les obligacions establertes per la llei de voluntariat. Tot i que la normativa no parla del llibre de voluntariat, entenem que és molt recomanable mantenir-lo a efectes de diferenciar les accions de voluntariat que l’entitat efectuï de l’activitat assalariada que pugui dur a terme. En cap cas les persones treballadores de les entitats poden desenvolupar les mateixes tasques que les persones voluntàries.

Documents relacionats amb la protecció de dades de caràcter personal: La llei de protecció de dades de caràcter personal obliga les persones jurídiques que recullin, tractin i conservin dades de persones físiques, a complir amb tota una sèrie de requisits. Com a entitat, hem de poder acreditar en tot moment que complim amb els drets ARCO (Accés, rectificació, cancel·lació i oposició) de les persones de les que conservem dades, així com amb les obligacions d’informació i les altres que es recull a la legislació vigent en la matèria.

Documents comptables:

Les associacions són persones jurídiques. Sovint estan exemptes del pagament de l’impost de societats o els seus ingressos s’inclouen en la llista de conceptes exempts de l’IVA, però aquesta exempció no els eximeix de portar una comptabilitat ordenada, en els termes que estableix la normativa. Per això els òrgans de govern de les associacions han de portar al dia els llibres comptables. Cal portar separadament la comptabilitat de les activitats exemptes i les que no ho estiguin i cal que, en les assemblees ordinàries donin comptes d’aquesta comptabilitat a les persones associades.

La documentació comptable ha de ser guardada durant sis anys.

De la mateixa manera, els òrgans directius de les associacions han d’elaborar un pressupost, que ha de ser aprovat per l’assemblea.

Documentació laboral: de la mateixa manera com les associacions, cas que comptin amb persones voluntàries, han de guardar la documentació relativa a l’acció de voluntariat, en els termes que ja hem comentat, cas que comptin amb personal assalariat han de mantenir al dia la documentació laboral corresponent: Alta del centre de treball, contractes de treball, nòmines, liquidacions, documentació de protecció de riscos laborals, etc., a disposició de l’autoritat laboral.

Cal guardar quatre anys la documentació o els registres o suports informàtics en què s’hagin transmès les dades que acreditin el compliment de les obligacions en matèria d’afiliació, altes, baixes o variacions que, si escau, es produïssin en relació amb aquestes matèries, així com els documents de cotització i els rebuts justificatius del pagament de salaris i del pagament delegat de prestacions.

Cal guardar durant cinc anys la documentació relativa a prevenció de riscos laborals. D’acord amb la llei d’infraccions i sancions de l’ordre social, les infraccions lleus prescriuen quan passa un any des de la data de la infracció, les greus als tres anys i les molt greus als cinc anys.

Altres documents: les associacions, tot i no tenir ànim lucratiu, sovint fan servir locals, exerceixen activitats lucratives accessòries a la seva activitat social o dins la seva activitat estatutària, estan afectades per normatives específiques, com per exemple, quan treballen amb persones menors d’edat o discapacitades. Per tant, caldrà guardar la documentació exigible a cadascuna de les activitats que l’associació dugui a terme.

Publicat per La Qperativa

A la Qperativa parlem d'economia solidària. A crear empresa des d'una perspectiva mes justa i equilibrada.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out /  Canvia )

Google photo

Esteu comentant fent servir el compte Google. Log Out /  Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out /  Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out /  Canvia )

S'està connectant a %s

Create your website at WordPress.com
Get started
%d bloggers like this: